各部门：

《江苏师范大学科文学院公文处理办法》已经院办公会议审议通过，现予以印发。请遵照执行。

 

 

 

江苏师范大学科文学院

2013年6月14日

 

 

江苏师范大学科文学院公文处理办法

 

第一章 总 则

第一条 为推进我院公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《江苏师范大学<党政机关公文处理工作条例>实施细则》有关规定，制定本办法。

第二条 学院公文是学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是贯彻落实党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 本办法适用于学院和各部门公文、上级来文的处理工作。院长办公室、党务办公室主管学院的公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

 

第二章 公文种类

第五条 我院公文种类主要有：

（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员。

（三）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知：适用于发布、传达要求下级机构执行或周知的事项，批转、转发公文。

（六）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复：适用于答复下级机构请示事项。

（十）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

 

第三章 公文格式

第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志、发文字号及适用范围。

发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

我院公文发文机关标志、适用范围及发文字号为：

1.“江苏师范大学科文学院文件”，主要用于转发上级机关的文件，学院向上级机关报告、请示工作，发布学院的重要决定、重要工作部署，颁布重要规章制度，通知重要事项，批转职能部门和单位的报告、请示等。

2.“中共江苏师范大学科文学院委员会文件”，用于传达贯彻上级党组织的方针、政策，转发上级机关的文件，党委向上级机关请示和报告工作，党委的重要部署，通报和答复工作，党委批转职能部门、单位的报告和请示等。

3.“江苏师范大学科文学院”，用于学院行政以函的形式向无隶属关系的单位商洽工作、询问和答复问题，向有关业务主管部门请示、报告工作，以及印制其他不宜以江苏师范大学科文学院文件形式印发的公文，如呈送经验材料、资料等。

4.“中共江苏师范大学科文学院委员会”，用于学院党委以函的形式向无隶属关系的机关、单位商洽工作、询问和答复问题，向有关业务主管部门请示、报告工作，以及印制其他不宜以中共江苏师范大学科文学院委员会文件形式印发的公文，如呈送经验材料、资料等。

（五）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（六）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。对内发文标题中可省略发文机关名称。

（七）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

（八）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

（十一）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十二）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十三）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”类公文应当在附注中标明联系人的姓名和电话。

（十四）附件。公文正文的说明、补充或参考资料。

（十五）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

（十六）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十七）页码。公文页数序号。

第七条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行，具体印制格式标准见《江苏师范大学<党政机关公文处理工作条例>实施细则》。

第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

 

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，注重效用。力戒照抄照转、内容空泛，严格控制发文数量。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十二条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机构。

（二）向上级机关行文请示、报告工作，必须以正式公文报送。除上级机关领导明确要求直接报送其本人的个别事项和确需直接报送的敏感事项、突发事件以及部分涉外事项外，不得以个人名义向上级机关领导个人直接报送“请示”、“意见”和“报告”。

（三）下级机构的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

第十三条 向下级机构行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）院长办公室根据学院授权，可以向各部门行文；其他部门不得向部门发布指令性公文，或在公文中向部门提出指令性要求。如有关工作需由相关部门执行，经学院同意后，可以由院长办公室转发。党务办公室根据学院党委授权，可以向各党总支、党支部行文。

（三）各部门在各自职权范围内可以向院内其他部门的相关机构行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，各相关部门之间未协商一致的，不得向下行文。

第十四条 各部门必要时可以联合行文。属于本部门职权范围内的工作，不得联合行文。除院长办公室、党务办公室外，各部门不得对院外正式行文。

 

第五章 公文办理

第十五条 公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。

第十六条 发文办理主要程序是：

（一）起草。公文起草应当做到：

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.公文涉及其他部门职权范围内的事项，拟办部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（二）审核。公文文稿签发前，应当由拟办部门和院长办公室、党务办公室进行审核。审核的重点是：

1.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

2.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

3.涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟办部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟办部门修改后重新报送。

（三）签发。审核后的学院公文文稿经分管领导同意后，报学院主要领导签发。各部门公文由本部门分管院领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门分管院领导会签。

（四）复核。已经学院主要领导签批的公文，印发前应当由院长办公室、党务办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（五）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（六）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（七）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第十七条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否符合职权范围，是否符合行文规则，是否符合文种、格式要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）拟办。学院收文由院长办公室主任、党务办公室主任负责提出拟办意见。

（五）批办。学院相关领导对公文提出批办意见。需要两个以上部门办理的公文应该明确主办部门，紧急公文应该明确办理时限。

（六）送传。院长办公室负责文件的分送传阅，其他部门不允许自行传阅文件。其他部门收到上级文件要及时送院长办公室登记。

（七）承办。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。确有困难不能按期办理的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围的，应当及时退回并说明理由。

（八）办结。公文办理完毕后，承办部门要在文件上注明处理结果，连同上报材料及时返还院长办公室，并向批示人汇报。

（九）催办。院长办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。

第十八条 需要归档的公文及有关材料，应当及时收集齐全、整理归档。

 

第六章 公文管理

第十九条 各部门应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，公文由办公室或专人统一管理，充分发挥公文效用。

第二十条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十一条 涉密公文的清退、销毁由院长办公室负责。应当按照发文机关的要求和有关规定进行，严格履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。

第二十二条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整。涉密公文应单独立卷，以便于保管和利用。

第二十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向校档案室移交。部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定归档。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十四条 新设立的部门（新成立的党总支、党支部）应当向院长办公室、党务办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。

 

第七章 附 则

第二十五条 本办法由江苏师范大学科文学院院长办公室、江苏师范大学科文学院党务办公室负责解释，自发布之日起施行。

 

 

江苏师范大学科文学院院长办公室 2013年6月14日印发